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海外公司在国内开设办事处的合法途径办理文件

文字:[大][中][小]2019-07-29 17:19     浏览次数:    

  根据中国法院的规定,境外机构在国内起诉,需要提供该境外机构主体资格证明,法定代表人证明书,授权委托书等文件,且以上文件为公证认证件。

  随着国内人士注册国外公司的增多,国外公司于国内公司发生纠纷的情况也随之增加。国外公司在大陆起诉国内公司时,法院要求首先办理国外公司主体资格公证认证手续。那么都需要办理哪些文件,该怎样办理呢?以下将详细阐述。

  最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定中有关域外证据公证认证的说明如下:

  第十一条 当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和国领域外形成的,该证据应当经所在国公证机关予以证明,并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证,或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。

  当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的,应当履行相关的证明手续。

  第十二条 当事人向人民法院提供外文书证或者外文说明资料,应当附有中文译本。

  在中国境内没有住所的外国主体在境内提起诉讼或仲裁的,应提交经公证认证的主体资格证明文件及授权委托书。以下内容为结合自己相关实务经验介绍如何准备主体资格材料(包括CI,法定代表人身份证明)及授权委托书。

  若该委托人属于企业,则应当提交企业登记证明文件及法定代表人身份证明。水晶宫赞助英国(包括英属处女岛/维京群岛和开曼岛)、美国、香港等地的公司都设有公司秘书处(公司秘书),可由委托人指示公司秘书将其公司设立文件(CI,即certificate of incorporation,或者说是business registration certificate)提交当地公证机关公证,然后将公证件交由中国驻该国使领馆认证。注:这些公司设立文件上不显示公司董事、法定代表人是谁。但是德国的有限公司(公司名以GmbH结尾)其登记文件上会注明董事的名字、住所等信息。关于香港的公司,香港公司注册处网站可查询公司注册信息、公司董事、公司有无设定押记/按揭,无需亲自前往就可以查询公司登记信息,只要交纳少量查询费就可以了,不过只能以港币支付。

  法定代表人身份证明,可由律师或客户制作一份文件,证明某某人是委托人的法定代表人,能对外代表委托人行事、签署所有法律文件。具体内容要视情况而定,因为有的国家其公证机关不接受类似“全权代表”的说法,会要求写明该法定代表人能就哪些具体事宜代表公司行事,能签署哪些法律文件,该文件的用途等。法定代表人身份证明由谁签名?这是一个问题,可由公司秘书签名;实践中咨询过法官,由委托人的负责人自己签字证明自己是法定代表人,法院也是接受的,法院非常注重该文件是否经过公证认证。我觉得律师在代理案件时,应与委托人保持充分沟通,仔细考虑很多细节方面的问题,因为涉外案件的公证认证程序繁琐,从国外寄法律文件到境内会耗费一些时间,收到文件后发现有瑕疵,处理起来会比较棘手,案情紧急的情况下尤为如此。

  此外,因为提交法庭或仲裁庭的法律文件要求为中文(某些仲裁适用英文的情况除外,仲裁员本身英文水平比较高),因此制作法定代表人身份证明以及接下来会提到的授权委托书等材料时,最好起草中英文对照的版本,这样公证认证版本可直接提交法庭或仲裁庭,省去翻译费及翻译时间。从我经历过的几个案子来看,美国、开曼岛的都是中文和英文版本分开公证认证的,估计是公证机关不接受中英文对照形式的法律文件。但是,法国当事人准备的材料是中英文对照版本,由当地法院公证。

  制作授权委托书的时候,尽量制作中英文对照版本,或几份单独以英文、中文书写的版本,省去翻译费及翻译时间。此外,根据案件的实际情况,考虑到案件后期执行等情况,把授权权限写全,避免执行阶段出现另外制作授权委托书及办理公证认证手续的麻烦。

  由于中国尚未加入《取消外国公文认证要求的公约》,简称“海牙公约”,因此,根据国际惯例,外国文书送往中国使用,除有双边协议或多边协议或一国单方免除认证外,均须办理领事/使馆认证。

  - 与中国有外交关系的国家出具的、送往中国(内地)使用的公证文书或有关文书,需先经当地具有公证资格的律师或公证员对文件进行公证,然后由该国外交部或其授权机构认证后,万博水晶宫,再送中国驻该国使、领馆认证。

  - 与中国无外交关系的国家出具的、送往中国(内地)使用的公证文书或有关文书,需先经当地具有公证资格的律师或公证员对文件进行公证,然后由该国外交部或其授权机构和与中国有外交关系国家驻该国使领馆认证后,再办理中国驻该第三国使领馆的认证。

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